Datenschutzerklärung

1. Grundsätze

Der Schutz Ihrer persönlichen Daten ist uns ein wichtiges Anliegen. Wir behandeln Ihre personenbezogenen Daten vertraulich und entsprechend der gesetzlichen Datenschutzvorschriften (DSG, DSGVO) sowie dieser Datenschutzerklärung.

Die Nutzung unserer Website ist in der Regel ohne Angabe personenbezogener Daten möglich. Soweit auf unseren Seiten personenbezogene Daten (beispielsweise Name, Anschrift oder E-Mail-Adressen) erhoben werden, erfolgt dies stets auf freiwilliger Basis.

2. Erhebung und Verarbeitung von Daten

2.1 Automatisch erfasste Daten

Bei jedem Zugriff auf unsere Website werden automatisch folgende Daten erfasst:

• IP-Adresse des anfragenden Rechners (anonymisiert)
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• Name und URL der abgerufenen Datei
• Website, von der aus der Zugriff erfolgt (Referrer-URL)
• Verwendeter Browser und Betriebssystem

Diese Daten werden ausschliesslich zur Sicherstellung eines störungsfreien Betriebs der Website und zur Verbesserung unseres Angebots ausgewertet. Eine Zuordnung zu einer bestimmten Person ist nicht möglich.

2.2 Kontaktformular

Wenn Sie uns über das Kontaktformular kontaktieren, werden Ihre Angaben (Name, E-Mail, Nachricht) zur Bearbeitung der Anfrage und für den Fall von Anschlussfragen bei uns gespeichert. Diese Daten geben wir nicht ohne Ihre Einwilligung weiter.

2.3 Newsletter

Wir bieten derzeit keinen Newsletter an. Sollte dies in Zukunft der Fall sein, werden wir diese Datenschutzerklärung entsprechend aktualisieren.

3. Cookies

Unsere Website verwendet Cookies. Cookies sind kleine Textdateien, die auf Ihrem Rechner abgelegt werden und die Ihr Browser speichert. Die meisten der von uns verwendeten Cookies sind sogenannte "Session-Cookies", die nach Ende Ihres Besuchs automatisch gelöscht werden.

Verwendete Cookies:

• Session-Cookies: Für die Funktion der Website erforderlich (z.B. CSRF-Schutz)
• Analyse-Cookies: Zur anonymen Auswertung des Nutzerverhaltens (nur mit Ihrer Zustimmung)

Sie können Ihren Browser so einstellen, dass Sie über das Setzen von Cookies informiert werden und Cookies nur im Einzelfall erlauben.

4. Dienste Dritter

4.1 Hosting

Unsere Website wird bei Netcup GmbH (Deutschland) gehostet. Die Server befinden sich in Deutschland und unterliegen der DSGVO.

4.2 Cloudflare

Wir nutzen den Service von Cloudflare, Inc. zur Optimierung und Sicherheit unserer Website. Cloudflare ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert.

4.3 KI-Dienste (Unterauftragsverarbeiter)

Für unsere KI-gestützten Produkte und Dienstleistungen setzen wir folgende Drittanbieter ein:

• Anthropic (Claude API) – KI-Sprachmodell für Chatbot und Textverarbeitung. Serverstandort: USA. Anthropic verarbeitet Daten gemäss DPA (Data Processing Agreement).
• Groq Inc. (Llama 3.3) – KI-Inferenz für schnelle Textanalyse. Serverstandort: USA.
• Mistral AI (Mistral Large) – KI-Sprachmodell für Textanalyse. Serverstandort: EU (Frankreich).
• Google (Gemini API) – KI-Sprachmodell für Textverarbeitung. Google ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert.
• Vapi.ai – KI-Telefonagent-Plattform für automatisierten Kundendienst. Serverstandort: USA.

Bei Nutzung dieser Dienste werden die von Ihnen eingegebenen Daten (z.B. Textnachrichten, Sprachanfragen) an den jeweiligen Anbieter übermittelt. Es werden keine personenbezogenen Daten ohne Ihre aktive Nutzung der jeweiligen Funktion übertragen. Für US-Anbieter gelten Standardvertragsklauseln (SCC) gemäss Art. 46 DSGVO.

5. SaaS-Produkte

Für unsere SaaS-Produkte (BMS, SMS, KI-Agent) gelten zusätzliche Datenschutzbestimmungen, die bei Vertragsabschluss vereinbart werden. Für diese Produkte wird ein separater Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäss Art. 28 DSGVO abgeschlossen.

Serverstandorte:

• Alle Kundendaten werden ausschliesslich auf Servern in der Schweiz, Deutschland oder Österreich gespeichert
• Keine Datenübermittlung in Drittländer ohne angemessenes Datenschutzniveau

6. Ihre Rechte

Sie haben jederzeit das Recht:

• Auskunft über Ihre bei uns gespeicherten Daten zu erhalten
• Berichtigung unrichtiger Daten zu verlangen
• Löschung Ihrer Daten zu verlangen
• Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen
• Datenübertragbarkeit in einem gängigen Format
• Widerspruch gegen die Verarbeitung einzulegen
• Eine erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen

Zur Ausübung Ihrer Rechte kontaktieren Sie uns bitte unter: info@xamu-systems.com

7. Datensicherheit

Wir setzen technische und organisatorische Sicherheitsmassnahmen ein, um Ihre Daten gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulation, Verlust, Zerstörung oder unbefugten Zugriff zu schützen:

• SSL/TLS-Verschlüsselung für alle Datenübertragungen
• Regelmässige Sicherheitsupdates
• Zugriffsbeschränkungen und Authentifizierung
• Regelmässige Backups
• Firewalls und Intrusion Detection

8. Aufbewahrungsfristen

• Kontaktanfragen: 3 Jahre nach Abschluss der Kommunikation
• Vertragsdaten: 10 Jahre (gesetzliche Aufbewahrungspflicht)
• Server-Logs: 30 Tage

9. Änderungen

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, um sie an geänderte Rechtslagen oder bei Änderungen unserer Dienste anzupassen. Die aktuelle Version finden Sie stets auf dieser Seite.

10. Kontakt

Bei Fragen zum Datenschutz erreichen Sie uns unter:

Hotline: +41 52 539 14 01
Premium-Kunden: 24/7 | Standard: 11-17 Uhr

E-Mail: info@xamu-systems.com
WhatsApp: +41 79 594 71 72